Prędzej czy później w życiu każdego z nas przychodzi taki moment, że trzeba zorganizować imprezę okolicznościową. Wraz z planowaniem przebiegu wydarzenia planujemy także wydatki, jakie należy ponieść przy organizacji. Zwykle ceny zależą od liczby gości, jednak na końcowy koszt imprezy wpływa także kilka innych aspektów. Ile więc kosztuje impreza na 30, 40 lub 50 osób, co zazwyczaj składa się na cenę i na co warto zwrócić uwagę przy organizacji przyjęcia okolicznościowego?
Koszty imprezy okolicznościowej
Organizacja imprez okolicznościowych pochłania nie tylko mnóstwo czasu, ale także pieniędzy. Z zaplanowaniem przebiegu całego wydarzenia wiąże się przede wszystkim konieczność zawierania umów z usługodawcami i ustalanie cen m.in. za wynajęcie lokalu i dodatkowe atrakcje dla gości. Na cenę imprezy składają się takie aspekty jak ilość gości, charakter wydarzenia, wynajęci usługodawcy, czy dodatkowe wydatki związane np. z papeterią, ozdobami, podziękowaniami dla gości i wieloma innymi pomysłami.
Ile kosztuje impreza na 40 osób i więcej?
Koszt imprezy na 30, 40 lub 50 osób zależy przede wszystkim od ceny za „talerzyk” w konkretnym lokalu. Zwykle w cenie znajduje się obiad (zupa, danie główne i deser), a nierzadko także i kolacja, napoje, czy zimny bufet. Oczywiście należy pamiętać, że cena ta obejmuje także wynajęcie lokalu, wymagane ubezpieczenia, poświadczenie zgodności z przepisami BHP, czy wynagrodzenie dla obsługi.
Ponadto cena różni się w zależności od wybranego menu. Przykładowo, obiad obejmujący tradycyjny rosół i popularne drugie danie będzie nawet kilkadziesiąt złotych tańszy od obiadu zawierającego rosół królewski i pieczoną kaczkę. Co więcej, na cenę za „talerzyk” wpływa także standard lokalu, ilość kelnerów obsługujących wydarzenie, czy oferowane przez restaurację usługi dodatkowe (drink bar, serwis wina lub tortu itp.). Takie aspekty ustalane są indywidualnie, w zależności od rodzaju wydarzenia i potrzeb organizatora. W Warszawie ceny za osobę wahają się w przedziale od 120 do 400 zł.
Do kosztów organizacji imprezy należy doliczyć także wydatki poniesione na zamówienia cukiernicze. Przykładowo, koszt tortu urodzinowego waha się w przedziale od 35 do 100 zł za kilogram. Słodki stół kosztuje około 2000 zł (w zależności od liczby wybranych deserów), a ciasto na blasze o rozmiarze 25 × 36 cm to koszt od 60 do 120 zł.
Imprezy okolicznościowe zwykle wiążą się także z zatrudnieniem usługodawców z zewnątrz. Wiele osób decyduje się na fotografa lub kamerzystę, a także na DJ-a lub zespół, który poprowadzi imprezę. Ponadto w cenę końcową należy wliczyć także dodatkowe atrakcje takie jak fotobudka, animator dla dzieci, czy pokazy barmańskie.
Organizacja imprezy w domu
Niektórzy decydują się na zorganizowanie przyjęcia we własnym domu. O ile imprezy domowe wiążą się z uniknięciem kosztów związanych z wynajęciem lokalu, to przy większej ilości gości należy pamiętać o zapewnieniu osób, które przygotują posiłki (a nierzadko także i kelnerów, którzy sprawnie zaserwują dania). Rozwiązaniem jest wynajęcie cateringu, jednak często ceny usługi są zbliżone do cen za osobę w mniej popularnych restauracjach.
Ile kosztuje organizacja urodzin?
Urodziny to szczególna okazja, a wiele osób postanawia obchodzić je hucznie i na wesoło. Szczególnie ma to znaczenie w przypadku osiemnastki. Wówczas na imprezę zapraszane są najbliżsi przyjaciele solenizanta, a także znajomi ze szkoły i rodzina. Nierzadko w celu zorganizowania urodzin wynajmowana jest sala lub lokal z miejscem do tańczenia.
W przypadku wynajęcia samej sali do kosztów należy doliczyć catering, obsługę, a także alkohol, czy DJ-a, który zadba o poprowadzenie imprezy, gry towarzyskie i zabawianie gości. Ponadto, z racji tego, że na takich imprezach pojawiają się osoby niepełnoletnie, wiele wynajmujących wymaga zatrudnienia ochrony na czas imprezy.
Organizacja osiemnastki w restauracji to koszt około 200 zł za osobę. W cenę zwykle wliczony jest obiad z deserem i napoje. Tak jak w przypadku wynajmowania samej sali, do kosztów należy doliczyć zatrudnienie osoby odpowiedzialnej za poprowadzenie imprezy, czy wydatki na alkohol. Ponadto takie imprezy zwykle wiążą się z zatrudnieniem fotografa, który wykona reportaż z wydarzenia. Podliczając powyższe koszty, można powiedzieć, że koszt osiemnastki na około 50 osób to wydatek rzędu 7000-10000 zł.
Koszt organizacji przyjęcia komunijnego
Średnia cena za osobę przy organizacji przyjęcia komunijnego waha się w przedziale od 150 do 170 zł. Do wydatków należy doliczyć także tort, dekoracje w postaci serwet lub kwiatów, papeterię, czy upominki dla gości. Ponadto pod uwagę należy wziąć także opłaty za dekorację kościoła, czy wynajęcie fotografa (zwykle koszty dzielone są na wszystkie dzieci w danej klasie lub szkole). Co więcej, komunia to także zakup stroju dla dziecka, i nierzadko wizyta u fryzjera. Cena organizacji komunii zależy więc od wybranego menu, liczby gości, dekoracji i dodatkowych wydatków. W Warszawie przyjęcie na 30 osób to koszt około 8000 zł.
Koszt organizacji chrzcin
Tak jak w przypadku innych imprez, koszt zorganizowania chrzcin zależy od ilości zaproszonych osób, a także od wybranego lokalu i menu. Średnia cena za „talerzyk” w Warszawie to około 90 zł. Do wydatków należy doliczyć także ubranko dla dziecka (około 150 zł), koszt wynajęcia fotografa (1000-2000zł), a także ofiara w kościele (ustalana indywidualnie). Zwykle koszt organizacji chrzcin na 30 osób wynosi około 4000 zł.
Na co jeszcze zwrócić uwagę?
Przy wynajmowaniu lokalu ważne jest dokładne czytanie umów, gdyż mogą one zawierać niekorzystne dla najemcy zapisy na temat dodatkowych opłat. Mowa tu m.in. o tzw. korkowym (opłata za przechowanie i serwis alkoholu), a także o dodatkowej opłacie za przechowanie i serwis tortu oraz ciast z innego lokalu.
Ponadto warto sprawdzić, czy lokal działa zgodnie z prawem. Jeśli w restauracji nie ma możliwości wystawienia faktury, prawdopodobnie można mieć do czynienia z nieuczciwą firmą. W przypadku pojawienia się wątpliwości warto skonsultować treść dokumentów z prawnikiem.
Aby zaoszczędzić na organizacji imprez, warto zdecydować się np. na samodzielne wykonanie papeterii lub podziękowań dla gości. Ponadto wraz z pomocą bliskich można sprawnie udekorować dany lokal bez konieczności zatrudniania dekoratorów. Warto jednak wcześniej ustalić maksymalny budżet na daną imprezę i znaleźć miejsce lub usługodawców, którzy kosztem nie będą przekraczali wyznaczonej ceny.
